Documents émis, reçus, numérisations et archives

Gestion des documents entrants et sortants, envoi de documents numérisés (pdf), numérisation pour archivage par dossier des documents émis et reçus, et des mails

Création des documents
Le logiciel permet de produire tous les documents et instructions nécessaires pour l’activité internationale :

a) Documents standard :
- Offres, Commandes, Proformas
- Liste de Colisage,
- Certificat d’Origine,
- EUR1,
- Facture Douanière,
- LTA,
- Instructions : au Transitaire, à la Banque,
- Marchandises dangereuses, CMR, etc.

b) Documents personnalisés
- note de poids,
- certificats (de qualité, sanitaires) et attestations, etc.

Pour créer ces documents personnalisés, le logiciel dispose de deux outils :
- un générateur de documents Cosmos intégré,
- et un générateur associé à Word : paramétrages dans Cosmos (signets) et dans Word (modèle).

Emission des documents sous forme électroniques ou papier, et documents accrochés à des mails
Pour chacun des modules du logiciel, il est possible d’émettre les documents sous diverses formes : 
- papier
- ou électronique (pdf).

Il est aussi possible de générer automatiquement un email auquel on accroche un document électronique (pdf) associé au dossier en cours.
Cette fonction est disponible dans chaque module du logiciel (offres, commandes, expéditions, etc.)

Numérisation
Chaque document produit à partir du logiciel peut être numérisé directement pour archivage : création d’un pdf, catalogué en l’état (archivage) dans le dossier le concernant.

Documents reçus : rattachement et archivage de documents externes numérisés
Le logiciel permet de rattacher à chaque dossier, dans chaque module, des documents numérisés externes au logiciel : mails, fichiers Word, Excel, pdf.

Il est possible de gérer des statuts et des dates sur chaque document à recevoir : cela permet de faire un suivi fin et rigoureux.